(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めがあるものを除くほか、潟上市役所における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書管理の原則)

第3条　文書は、市政が円滑、適正、かつ効率的に行われるよう、正確かつ迅速に取扱い、常にその経過を明らかにしておくとともに、市民の利用にも役立つよう適切に管理しなければならない。

(事案処理の原則)

第4条　事案の処理は、文書によらなければならない。ただし、特に緊急を要する事案又は軽易な事案は、電話又は口頭で処理することができる。

(文書作成の原則)

第5条　文書の作成に当たっては、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)により、平易、簡潔かつ明瞭に表現するように努めなければならない。

(文書の規格)

第6条　文書を作成する用紙の規格は、原則として日本産業規格A列4判縦長型による。ただし、この規格によることが不適切であると認められるものについては、その他の規格を用いることができる。

(文書の分類)

第7条　すべての文書は、別に定める文書分類表により分類整理する。ただし、戸籍及び住民登録に関する文書、その他総務課長において必要がないと認めたものはこの限りでない。

(総務課長の職務)

第8条　総務課長は、文書の管理がこの訓令に従って適正かつ円滑に行われるよう指導するとともに、必要があると認めるときは、課等における文書の管理の実態を調査し、又は課長等に対し報告を求め、若しくは改善のための指示を行うことができる。

(課長等の職務)

第9条　課長等は、それぞれの課等における文書の管理がこの訓令に従って適正かつ円滑に行われるよう努めなければならない。

(文書主任等)

第10条　課等に文書主任及び文書副主任を置く。

第11条　文書主任は、その課等における次の事項を処理しなければならない。

(文書の種類)

第12条　文書の種類は、次のとおりとする。

(文書の受領)

第13条　市に到達した文書の受領については、次のとおりとする。

(料金の未払又は不足郵便物の取扱い)

第14条　郵便料金の未払又は不足の文書が到達したときは、官公庁から発送されたもの又は総務課長が特に必要と認めたものに限り、その未払分又は不足料金を支払って受領することができる。

(文書の配付)

第15条　市に到達した文書の配付については次のとおりとする。

(文書の収受)

第16条　課長等は、第13条第1号により受領した文書及び前条第1項第1号又は第2号により配付された文書を収受しなければならない。

(特殊な文書の取扱い)

第17条　受領した文書のうち、書留、配達証明等の特殊な取扱いによるものについては、特殊取扱文書受領簿(様式第2号)に必要な事項を記載しなければならない。

(誤配付による文書)

第18条　配付された文書のうち主管に属しないと認められるものは、関係課等と協議のうえ、その所管する課等に転送するものとする。

(個人あて文書の取扱い)

第19条　個人あての文書については、それぞれの名あて人に配付する。ただし、配付を受けた者はその文書が公務に属するものであるときは、公文書としての手続きを受けなければならない。

(電子メール等で到達した文書の取扱い)

第20条　電子メール又はファクシミリ等で到達した文書は、この章の規定に準じて処理しなければならない。

(回覧の方法)

第20条の2　収受した文書は、文書管理システムから出力した文書処理票(様式第3号)を用いて上司の閲覧に供するものとする。ただし、軽易な事案に関するものについては、文書管理システムを用いずに、余白等に回覧する旨を記載して処理することができる。

(処理の責任)

第21条　文書の処理は、配付を受けた課長等の責任とする。

(即日処理の原則)

第22条　処理担当者は、文書の配付を受けたときは、即日回覧に供し、又は処理に着手しなければならない。ただし、直ちに処理できないものについては、処理計画をたて、上司の承認を受けなければならない。

(文書の起案)

第23条　文書の起案は、原則として文書管理システムから出力される起案決議票(様式第4号)を用いて、次の各号により行わなければならない。

(余白等による処理)

第24条　軽易な事案に関するもの又は所定の様式のあるものについては、文書管理システムを用いずに文書の余白等を用いて起案することができる。

(施行者名)

第25条　文書の施行者名は、原則として市長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は市名を用いることができる。

第26条及び第27条　削除

(回議)

第28条　起案文書は、起案者から順次上司に回議しなければならない。ただし、秘密又は緊急を要する事案及び特に命ぜられた事案に関する起案文書については、この限りでない。

(合議)

第29条　回議案で他部課等に関係あるものは、部長又は課長等の決裁を受けた後、それぞれ関係する他の部長又は課長等に合議しなければならない。

(合議文書の再回付)

第30条　合議を受けた事案で、その結果を知る必要があるものは、起案決議票の欄外に「再回付」と朱書して再回付を求めることができる。

(事前協議)

第31条　合議の必要のある事案で、関係課等が多数かつ合議内容が複雑なものについては、前条の合議に代えて連絡会議等であらかじめ関係部長及び課長等と協議し、又は文書の写しを送付して意見を求めるなどして調整を行うことができる。

(記号及び番号)

第32条　文書には、次の各号により文書記号及び文書番号を付さなければならない。

(文書の印刷)

第33条　文書の印刷は、次に掲げるものを除き、庁内印刷とする。

(公印及び電子署名)

第34条　発送する文書には、決裁文書と照合のうえ、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、公印の押印を省略することができる。

(文書等の発送)

第35条　文書、小包及びその他物品の発送は、原則として総務課が行うものとする。

第36条　文書及び物品の発送は、郵送又は使送とする。

(電子メール等による発送)

第37条　第34条第1項各号に掲げる文書については、電子メール又はファクシミリ等により発送することができる。

(発送日)

第38条　文書は、当日発送しなければならない。ただし、急を要しない文書については適当な発送日を定めなければならない。

(文書の整理)

第39条　職員は、常に事務環境の向上を旨とし、文書の整理整頓に心掛け、紛失、火災、盗難等を防止するとともに、重要な文書については、非常災害時に際し必要な措置ができるようあらかじめ準備しておかなければならない。

(完結文書)

第40条　事案の処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)は、簿冊による場合には、速やかに所定の簿冊にとじ込まなければならない。

(種別及び保存期間)

第41条　保存文書の保存期間は、別表のとおりとする。

(文書の廃棄)

第42条　保存を要しなくなった文書は、主管課において、文書管理システムの廃棄処理に登録のうえ、廃棄するものとする。

(文書の取扱いの特例)

第43条　課長等は、文書の取扱いに関し、この訓令の定めるところによりがたいときは、総務課長の承認を受けて、別に定めることができる。

(その他)

第44条　この訓令に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は別に定める。