○潟上市公営企業文書規程
平成17年3月22日
水道事業管理規程第8号
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めがある場合を除くほか、企業職員が文書事務を適正、かつ、能率的に処理するために、必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 企業職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、電磁的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、企業職員が組織的に用いるものをいう。
(2) 課 潟上市公営企業組織規程(平成17年潟上市水道事業管理規程第1号)第2条第2項に規定する上下水道課をいう。
(課長の職務)
第3条 上下水道課長(以下「課長」という。)は、課の文書事務の処理状況を管理し、改善を図るとともに、文書事務が的確に処理されるよう指導しなければならない。
2 課長は、課における文書事務を統轄し、文書事務が常に適正円滑に処理されるよう留意するとともに、処理の促進に努めなければならない。
(文書主任等)
第4条 課の文書事務を的確に処理するため、課に文書主任及び文書副主任を置く。
2 課長は、文書主任及び副文書主任を定め、総務課長に報告しなければならない。
第5条 文書主任は、課における次の事項を処理しなければならない。
(1) 文書の審査に関すること。
(2) 文書の整理及び管理に関すること。
(3) 文書の収受及び発送に関すること。
(4) 文書の処理の促進に関すること。
(5) 文書の取扱いの指導及び改善に関すること。
2 文書副主任は、文書主任を補佐し、前項各号に掲げる事務を処理する。
(文書の種類)
第6条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 管理規程 地方公営企業法(昭和27年法律第292号。以下「法」という。)第10条の規定に基づき制定するもの
(2) 告示 法の規定又は権限に基づいて、処分又は決定した事項を公式に広く一般に知らせるもの
(3) 令達文書
ア 訓令 水道事業及び下水道事業の管理者の権限を行う市長(以下「管理者」という。)が課内及び所属の機関又は企業職員に対して命令するもの
イ 内訓 管理者が課内及び所属の機関又は企業職員に対して命令するもので、秘密に属するもの
ウ 達 特定の個人又は団体に対して指示命令するもの
エ 指令 特定の個人又は団体からの申請、出願等に対して許可、認可、免許等の行政行為を行う場合に発するもの
(4) 一般文書
ア 往復文書 照会、回答、通知、依頼、報告、届、願、申請等
イ 課内文書 復命書、上申、内申、事務引継書、辞令、届、願、申請、始末書、てん末書等
ウ その他の文書 儀礼文書、契約書、証明書、争訟に関する文書等
(公告式)
第6条の2 公告は、潟上市公告式条例(平成17年潟上市条例第3号)の例による。
(文書の記号及び番号)
第7条 次に掲げる文書には、文書の区分に従い、各号に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。
(1) 管理規程、告示、訓令及び内訓の記号は、その文書の区分に従い、「潟上市公営企業管理規程」、「潟上市公営企業告示」、「潟上市公営企業訓令」及び「潟上市公営企業内訓」とし、番号は、課においてその文書の種別ごとに例規文書番号簿により、暦年による一連番号を付けるものとする。
(2) 達及び指令の記号は、その文書の区分に従い「達」及び「指令」の文字の次に課名の頭文字を付けたものとし、番号は、それぞれ課の令達文書番号簿により、毎年4月1日による一連番号を付けるものとする。
(3) 補助金決定に関する指令については、「指令」の文字の次に課名の頭文字及び「補」を付けたものとし、番号は、それぞれ課の令達文書番号簿により、毎年4月1日による一連番号を付けるものとする。
(4) 一般文書のうち往復文書の記号は、課名の頭文字及び「発」の文字とし、課の発送文書整理簿により毎年4月1日による文書番号を付けるものとする。収受文書に基づいて発するものには、「「発」の文字」とあるのは、「「収」の文字」と、「発送文書整理簿」とあるのは、「収受文書整理簿」と読み替えるものとする。
(5) 課名の頭文字は、「潟上下」とする。
(文書の収受及び配布)
第8条 到達した文書は、受付印(別記様式)を押印し、次の方法により課において処理しなければならない。
(1) 到達した文書は、親展文書を除くほか、すべてこれを開封し課に配布しなければならない。ただし、重要で異例と認められる文書は、課長の査閲を受け、処理方法等の指示を得て課において処理するものとする。
(2) 親展文書を収受したときは、親展文書収受簿に記録し、文書受領者の受領印を徴してこれを交付しなければならない。
(3) 現金、金券、有価証券及びその他の物品を添えた文書を収受したときは、金品収受簿に記録認印し、企業出納員に交付し、受領印を徴しなければならない。
(4) 郵便料の未納又は不足の文書が到達したときは、発信者が官公署に係るもの又は公務と認めるものに限りその未納又は不足料金を納付して収受することができる。
(文書の処理)
第9条 文書の配布を受けた文書主任は、次の各号に定めるところによりこれを処理しなければならない。
(1) 配布された文書は、文書整理簿に所定事項を記載するとともに、文書の上部余白に受付印を押し、受付年月日及び番号を記入し、課長の閲覧に供しなければならない。ただし、軽易なもの及び定例的なものについては、文書整理簿等の登載を省略することができる。
(2) 他の部課に関係のある文書については、その課の文書主任と協議し、処理促進のために必要な措置を講じなければならない。
2 親展文書を受領したものは、当該文書を開封した結果それが前項各号に定める手続を要すると認められるときは、速やかに文書主任に返付して必要な手続を受けなければならない。
(文書の起案)
第10条 文書の起案は、起案用紙によらなければならない。ただし、軽易なものは、文書の余白又は付せん紙を用いて処理することができる。
2 他の部課の合議を要する文書は、あらかじめ関係課と十分協議の上、起案しなければならない。
3 起案文書には、その内容に応じ、起案の理由、事件の経過、処理方針等を記載し、根拠法令又は前例及びその他参考事項を付記し、又は参考資料を添付する等、上司の意思決定に必要な事項を具備しなければならない。
(決裁区分)
第11条 決裁は、管理者が行う。ただし、潟上市公営企業事務決裁規程(平成17年潟上市水道事業管理規程第7号。以下「決裁規程」という。)に定められた区分により建設部長又は課長が専決することができる。
(決裁の回議)
第12条 起案文書は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次上司の承認を経て決裁権者の決裁を受けなければならない。この場合において、決裁を受ける前に文書主任に回議しなければならない。
2 文書主任は、文書が適正に処理施行されるよう、内容等について審査しなければならない。
3 決裁者は、起案文書の回議を受けたときは、速やかに意思の決定をしなければならない。
(代決)
第13条 事務の促進を図るため、決裁権者が不在の場合で、かつ、急施を要すると認めた文書については、決裁規程の規定に基づき定められた者が代決することができる。
2 事務の代決を行った者は、代決した事項について必要があると認めるときは、速やかに決裁権者にその旨を報告し、又は自ら後閲に供し、若しくは当該文書の起案者に対し後閲に供するよう指示しなければならない。ただし、あらかじめ決裁権者から報告又は後閲を要しない旨の指示を受けた場合は、この限りでない。
(合議)
第14条 他の部課に合議を要する文書は、合議順序を記載しこれを送付しなければならない。
(重要文書等の持ち回り)
第15条 次に掲げる文書の決裁を受けようとするときは、起案者又は内容を説明できる企業職員が持ち回りしなければならない。
(1) 重要で異例なもの
(2) 秘密を要するもの
(3) 緊急を要するもの
(4) 説明を要するもの
(文書の浄書及び印刷)
第16条 文書の浄書及び印刷は、課において処理するものとする。
(公印及び電子署名)
第17条 施行する文書のうち公印を必要とする文書には、潟上市公営企業公印規程(平成17年潟上市水道事業管理規程第2号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、公印の押印を省略することができる。
(1) 庁内文書(許可、認可等の処分に関する文書、権利義務の発生に係る文書その他課長等が重要と認める文書を除く。)
(2) 軽易な庁外文書(法令等により押印を要するものとされている文書その他課長等が重要と認める文書を除く。)
(3) 文書の性質上不要と認められるもの
(4) 電磁的記録(前3号に該当するものを除く。)
2 特に重要な文書には、起案文書と契印しなければならない。
3 電磁的記録であって課長が必要と認めるものには、電子署名を行わなければならない。
4 前項の規定により電子署名を行おうとするときは、電子署名を行おうとする電磁的記録に係る決裁済文書を課長に提示し、その承認を受けなければならない。
(文書の発送)
第18条 文書の発送は、原則として郵送の方法により行う。ただし、前条第1項各号に掲げる文書については、電子メール又はファクシミリ等により発送することができる。
(文書の整理)
第19条 文書は、常に整理して一定の位置に収納し、文書収納管理台帳を備えてその所在を明らかにしておくとともに、重要なものは非常時に必要な措置ができるようにしておかなければならない。
(保存期間)
第20条 文書の保存期間は、法令に定めがあるもののほか、次のとおりとする。
(1) 永年保存
ア 条例、管理規程、訓令及びその関係書類
イ 重要な事業計画及びその実施に関する書類
ウ 企業職員の任免、賞罰その他身分に関する書類
エ 企業債に関する重要な書類
オ 収入支出に関する帳簿で特に重要な書類
カ 土地、家屋その他固定資産に関する台帳及び図面
キ 統計、許可及び認可に関する重要な書類
ク その他永年保存を必要とする書類
(2) 10年保存
ア 調査及び企画に関する書類
イ 予算、決算及び出納に関する帳票及び証拠書類
ウ その他10年保存を必要とする書類
(3) 5年保存
ア 金銭、物品及び出納に関する帳簿
イ 水道料金、下水道使用料その他収入金に関する書類
ウ 願、届、報告書で5年保存を要する書類
エ その他5年保存を必要とする書類
(4) 1年保存
ア 軽易な文書
イ その他1年保存を必要とする書類
2 前項の期間の計算は、文書の完結日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。
3 第1項の規定による文書保存年限一覧表は、別に定める。
(電子メール等により到達した電子情報の取扱い)
第21条 電子メール等により到達した電子情報は、その内容が、課の所管に属するもので、課長が文書としての取扱いをすることが必要であると認めるものは、速やかに当該電子情報を紙に出力し、これを文書として取り扱わなければならない。
(市長部局の例)
第22条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱い及び様式については、市長の事務部局の例による。
(その他)
第23条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、平成17年3月22日から施行する。
附則(平成22年3月26日水管規程第2号)
この規程は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月8日水管規程第3号)
この規程は、平成31年4月1日から施行する。
附則(平成31年4月26日上下水道局管理規程第8号)
この規程は、平成31年5月1日から施行する。
附則(令和4年3月31日上下水道局管理規程第2号)
この規程は、令和4年4月1日から施行する。
別記様式 略